"Systém má jednoduché a intuitívne ovládanie, vyžaduje minimum údajov, ktoré maximálne využije" hovorí Rastislav Wölcz - riaditeľ sekcie obchodu a marketingu spoločnosti HOUR, spol. s r. o. o novom rozmere spracovania cestovných príkazov.
Čo zastrešuje softvérová aplikácia eCestovné príkazy?
Riešenie zastrešuje celý „workflow“ cestovného príkazu, od zadania žiadosti, cez jej schválenie, automatický výpočet cestovných náhrad až po zúčtovanie cestovného príkazu.
Ako dokáže produkt uľahčiť prácu?
Samotná náhrada papierových cestovných príkazov elektronickými významným spôsobom urýchľuje internú komunikáciu v spoločnosti. Riešenie navyše obsahuje mnoho funkcionalít zjednodušujúcich užívateľom prácu, ako napr. predvyplnenie vybraných polí, generovanie rozpisu pracovnej cesty, automaticky výpočet cestovných náhrad na tuzemských aj zahraničných pracovných cestách vždy podľa platnej legislatívy a interných pravidiel spoločnosti. Schválené cestovné náhrady je možné exportovať do akéhokoľvek mzdového alebo účtovného programu.
Ako prebieha proces vyhotovenia eCestovného príkazu?
Zamestnanec po prihlásení do systému zadá potrebné informácie o jednej, prípadne viacerých pracovných cestách, môže uviesť požiadavku na výšku a formu zálohy a cestovný príkaz na jedno kliknutie odošle nadriadenému. Ten na základe emailovej notifikácie cestovný príkaz otvorí, pričom ho môže nielen schváliť alebo zamietnuť, ale aj zeditovať, napr. upraviť výšku zálohy, zmeniť spôsob dopravy a pod. Po návrate zo služobnej cesty zamestnanec v systéme vygenerovanom rozpise upraví dátumy a časy a v ďalšom kroku doplní výdavky k automaticky vypočítaným cestovným náhradám a vyúčtovanie pošle na schválenie. Po jeho schválení systém opäť automaticky informuje účtovníčku o potrebe zúčtovania cestovného príkazu.
Aké sú najhlavnejšie výhody eCestovného príkazu?
Celé riešenie je postavené na troch princípoch, a to jednoduché a intuitívne ovládanie, minimalizácia zadávania dát a maximálne využitie zadaných dát. To znamená, že so systémom dokáže pracovať aj užívateľ bez absolvovaného školenia, zadáva naozaj minimum potrebných údajov (vďaka čomu je možné zadať žiadosť o tuzemskú pracovnú cestu do 30 sekúnd) a tieto údaje sú ďalej využité v čo najväčšej miere, napr. informácia o služobnej cesteje prenesená do dochádzky, rozpis pracovnej cesty je možné skopírovať od spolucestujúceho, údaje je možné jednoducho exportovať do miezd a účtovníctva. Za podstatnú výhodu považujeme taktiež široké možnosti parametrizácie systému a taktiež funkcionality ako napr. zúčtovanie príkazu v cudzej mene, automatické sťahovanie kurzov zo stránky NBS, cudzojazyčné úžívateľské rozhranie, výpočet náhrady pri použití súkromného vozidla a pod.
Článok si môžete prečítať aj v mesačníku ZISK manažment VIII. ročník, 9/2016.