Spoľahlivé vedenie podnikovej agendy významne prispieva k zdravému fungovaniu firmy. Aj keď zabezpečuje plynulý priebeh toho najdôležitejšieho - firemných financií, z pohľadu významu býva v mnohých spoločnostiach častokrát v úzadí.Nielen o tom, prečo je tomu tak, ale aj ako podnikovú agendu optimalizovať, sme sa porozprávali s Andreou Sersenovou – manažérkou Centra Outsourcingu spoločnosti HOUR.
Čo ťa napadne, keď počuješ názov témy nášho aprílového LTA „financovanie podnikania, ktoré dáva zmysel“?
Mať peniaze pod kontrolou, riadiť ich a plánovať tak, aby financie boli sledované a investované efektívne. Myslím si, že vo väčších firmách je to viac strážené ako v menších. Či už je firma malá alebo veľká a chce spokojne žiť, túto oblasť musí mať jednoznačne podchytenú. Bez toho nedokáže dlhodobo fungovať. Keď firma začína, vníma to inak.
Nemám svoju firmu, ale myslím si, že je to podobné ako v domácnosti. Najprv musíš niečo skúsiť, zistiť či to vychádza alebo nie. A keď nevychádza, začínaš robiť excelovské tabuľky „má dať – dal“, potom pomaličky nabehneš na plánovanie a skúšaš „šťastie“ ďalej.
Na jednej strane náklady, na druhej výdaje, uprostred tržby a plánované výnosy, ideálne pekne učesané v tabuľke alebo v systéme. Na pohľad plánovanie financií vyzerá ako jednoduchý proces, realita je však pre mnohé firmy náročnou výzvou.
Na začiatku zväčša firmy nevedia naplánovať, napríklad koľko budú mať zákazníkov, aký bude ich zisk, výdaje... . Tie zabehnuté si vďaka skúsenostiam vedia plán spraviť. Pri jeho tvorbe je dôležité zhodnotiť predchádzajúce obdobie a dokázať odhadnúť svoj príjem či výdaje. Ak sa na to pozriem z podobného pohľadu ako pri fungovaní domácnosti, veľmi dôležité je neprešvihnúť náklady a odhadnúť príjmy.
V minulosti si pracovala v menších spoločnostiach i v nadnárodnej automobilke. Čo podľa teba prispieva k úspešnému financovaniu a chodu firmy?
Správny výber zamestnancov. Som toho názoru, že radšej mať jedného spokojného motivovaného zamestnanca ako 3-och, ktorí sú negatívne naladení. Obklopiť sa tímom ľudí, ktorý chce prekážky zdolávať, nie sa len na ne pozerať. Zamestnanci sú pre firmy v dnešnej dobe kľúčovou oblasťou, do ktorej by mali investovať. Kvalita tímu predurčuje jej budúce výnosy a zisk. A na to netreba zabúdať.
Firmy sa dostávajú do rôznych štádií svojho vývoja a v určitom bode sa môžu veľmi ľahko zacykliť a nevidieť nové príležitosti. Kde vidíš potenciál optimalizácie?
Odpoviem za svoju oblasť, v ktorej sa pohybujem už niekoľko rokov. V prvom rade sa treba zastaviť a pozrieť sa na procesy očami zvonku. Vedenie účtovníctva a miezd je v mnohých slovenských firmách veľkou neznámou. Nikto v skutočnosti nevie, akú agendu musí riešiť mzdárka, či ju robí dobre, či sa v prípade kontroly „na niečo nenatrafí“. Častokrát firmy nedokážu dlhodobo obsadiť pozície kvalitnými ľuďmi, a nielenže ľudí striedajú, ale striedajú i programy a popritom zbytočne strácajú svoje zdroje aj energiu.
Jednou z ciest optimalizácie je externé spracovanie tejto agendy. Jeho obrovskou pridanou hodnotou je prenos zodpovednosti a garancia správnosti spracovania údajov. Firma tak napríklad nemusí vynakladať energiu na chod mzdového oddelenia, na jeho kontrolu či je všetko vykonané správne. Vložením do rúk profesionálov tieto starosti odbúrava a energiu môže investovať napríklad do výroby, predaja alebo inej oblasti.
Mnohé firmy si môžu povedať: „Prečo by som mal outsourcovať, keď to zvládneme sami. A za menej“. Je to tak alebo ide o zaužívaný mýtus?
Myslím si, že toto platí do prvej návštevy Inšpektorátu práce alebo daňovej kontroly. Veľa ľudí si myslí, že stačí mať dobrý softvér, stlačiť button „enter“ a všetko vylezie tak, ako má. Mzdárka je len nejaká osoba, ktorá to vytlačí, založí a niekam zašle. Ale takto to v skutočnosti nefunguje. Človek na tejto pozícii musí poznať veľké množstvo zákonov, myslieť na veľa „dôležitých drobností“ a hlavne musí vedieť rozmýšľať. Veľa firiem netuší, aká je táto agenda obrovská. Aj preto si myslia, že to môže robiť hocikto. Tento omyl, si uvedomia až vtedy, keď im kontrola niečo vytkne. Vtedy sa väčšinou firma postaví realite zoči-voči a začne sa venovať oddeleniu dôkladnejšie, prípadne hľadať nových ľudí alebo „outsourcera“.
Čo by malo byť pre firmu motiváciou zveriť ju do rúk niekomu inému?
Alfou omegou je i zastupiteľnosť. Ak mám podnik, ktorý má jednu mzdárku a napr. 500 zamestnancov, ľahko sa môže stať, že mi zajtra nepríde do práce a nastáva problém. Mzdy sa musia spraviť. Keď outsourcujem, tento strach a starosti nemám.
Spolieham sa na dodávateľa. A samozrejme, neoceniteľným prínosom pre vedúci manažment je už spomenutý prenos zodpovednosti a možnosť sa spoľahnúť na dôveryhodného dodávateľa. So službou Outsourcing sa spája i zníženie finančných nákladov. Konkrétnu predstavu o jeho výške a všetkých výhodách, ktoré spoločnosť môže získať, obsahuje už individuálna cenová kalkulácia podľa potrieb danej spoločnosti.
Ako vie tvoj tím pomôcť slovenským firmám v tejto oblasti?
Vždy potrebujeme vedieť o ako veľkú firmu ide, ako má v tejto oblasti nastavené procesy. Ak ide napríklad o začínajúceho podnikateľa, ktorý zatiaľ nevie odhadnúť veľkosť nákladov a potrebuje zastrešiť mzdy aj účtovníctvo, vieme ho nasmerovať či je služba Outsourcing preňho vhodná a ponúknuť mu konkrétny balík služieb, v ktorom má definovaný rozsah tak pre účtovníctvo ako aj pre mzdy. Ak ide o strednú až veľkú firmu, dokážeme ušiť ponuku na mieru. Pre jej procesy, potreby a termíny. Po odovzdaní potrebných informácií sa dohodneme na termíne a môžeme začať. Samozrejme, platí tu, čím väčší Outsourcing, tým viac času si vyžaduje príprava.
Skúsenosti máš z oboch strán. Vedenie in-house a momentálne vedenie oboch spomínaných agend na strane outsourcera. Na ktorej sa ti páči viac?
Vždy chceš byť tam, kde nie si. Pred 10-timi rokmi som veľmi túžila byť na tejto strane a možno som si to trochu idealizovala. Nikde to však nie je úplne ideálne. Je to skôr o tom, či už na jednej alebo druhej strane chceš niečo zmeniť a hlavne máš kompetencie a dokážeš to zmeniť.
Hoci, nedá sa to úplne presne porovnať. V minulosti som žila v osude jednej firmy, teraz riešim a zodpovedám za agendy viacerých viac ako 30-tich spoločností. Možno nevidím do takej hĺbky ako predtým, ale vďaka širokému záberu skúseností dokážeme pomáhať zákazníkom, ktorí k nám prichádzajú v rôznych situáciách. Niekedy je to náročné, ale práve to nás posúva vpred. A toto, si myslím, platí v každej oblasti. I v prípade efektívneho riadenia financií.
Chcete vedieť o službe Outsourcing viac? Pozrite si bližšie info o našej ponuke a kontaktujte nás.
Kto je Andrea Sersenová?
Andrea momentálne pôsobí na pozícii Manažéra pre Centrum Outsourcing-u spoločnosti HOUR. V prostredí, ktoré sa hýbe a posúva vpred sa cíti ako ryba vo vode. Veľmi dobre vie, že keď sa chce, všetko je možné. Vo voľnom čase sa venuje turistike, lezeniu a hokeju.