Prečo evidovať dochádzku aj v malej firme?

Mať evidovanú dochádzku je dôležité nielen kvôli podkladu pre spracovanie našej mesačnej mzdy, ale aj kvôli zákonným ustanoveniam. Podľa § 99 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov je zamestnávateľ povinný

„viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.“

Zamestnanci si evidujú dochádzku ručne do dochádzkovej knihy na vstupe do firmy. Spĺňame tým zákonnú povinnosť?

Čiastočne áno. Evidovaním pracovného času zamestnanca je splnená povinnosť podľa § 99 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov. Netreba však zabúdať na nariadenie GDPR. Nakoľko v dochádzkovej knihe, či karte zamestnanca musí byť zamestnanec nejakým spôsobom identifikovateľný prichádza problém s ochranou osobných údajov. Totižto meno, osobné číslo, alebo iné údaje podľa ktorých je možné osobu identifikovať sú považované za osobné údaje a na ich spracovanie sa vzťahuje nariadenie GDPR. Preto je potrebné tieto osobné údaje zabezpečiť, čo je pri papierovej evidencii, často komplikované a problematické. Okrem toho je potrebné staršie papierové záznamy uchovávať. To znamená, že firma musí vyčleniť nielen personálne zdroje, ale aj svoje priestory, pre zabezpečenie evidencie a archivácie dochádzkových údajov. Efektívnejšie, bezpečnejšie a hlavne 100% v súlade so zákonmi je evidovanie dochádzky pomocou dochádzkového systému.

Oplatí sa nám to pri menšom počte zamestnancov?

Dochádzkové systémy boli pre svoju finančnú náročnosť dostupné hlavne pre väčšie podniky. Avšak postupom času sa ich finančná náročnosť výrazne znížila. Dnes sa pre svoje výhody oplatí zaviesť nielen v malých, ale aj v mikro podnikoch.

Aká je výhoda oproti ručnej evidencii?

Zavedenie dochádzkového systému má viacero výhod oproti ručenej evidencii. Okrem splnenia zákonných povinností sú nimi napríklad úspora času pre zamestnancov a ich nadriadených, prehľadnosť, dostupnosť mimo office, či bezstarostná záloha údajov.

Nebude to pre nás drahé?

Finančná náročnosť dochádzkového systému sa líši od dodávateľa a rozsahu služby, ktorú si používateľ vyberie. Celkovú cenu dochádzkového systému tiež ovplyvňuje aj výber spôsobu evidovania dochádzky – dochádzkové terminály.

Dochádzkový terminál je pre nás drahý, existujú aj iné možnosti snímania?

Pre elektronickú evidenciu dochádzky nie je nutné nevyhnutne vlastniť hardvérové snímače. Existujú aj softvérové riešenia – dochádzkové emulátory, ktoré sú implementované ako súčasti dochádzkových systémov. Takéto snímače znižujú finančnú náročnosť zavedenia elektronického dochádzkového systému.

Ako si vybrať svoj dochádzkový systém?

Dnes je na trhu množstvo možností ako riešiť zákonom danú povinnosť evidencie dochádzky zamestnancov. Ako si však vybrať ten správny?