Ako správne na projekty?

V minulom ročníku Let´s talk about sme mali ako jedného z hostí pozvaného Róberta Vlacha. Rozprávali sme sa s ním o Freelanceroch a fungovaní na „Voľnej nohe“. Padla reč aj o tom kedy, kde a ako správne rozlišovať medzi tým, čo sa dá a čo sa nedá zastrešiť v rámci zdravého rozumu pri riadení spoločnosti. Jeho úsmevná odpoveď: „na to se zeptejte mého bráchu“ vtedy pobavila celé publikum. Okrem milého rozveselenia nám však priniesla aj chrobáka do hlavy v podobe „Róbertovho bráchu“, o ktorom sme z viacerých miest počuli len samé pozitíva. Začali sme teda plánovať a na poveľkonočné stretnutie sa nám podarilo zohnať „bráchu Míra“, na tému projektového riadenia.

Aké to bolo?

Plné a hutné. Nie len pred stretnutím, keď sa nám prihlásilo 70 ľudí behom 2 týždňov od spustenia prihlasovania, no aj na samotnom stretnutí. Miestami ostalo to povestné ticho, keď zaznie myšlienka a trafí naozaj každého. V prípade Míru ich bolo niekoľko:

  • Školením vo firme veľa nezmeníme, je potrebné pracovať na reálnych veciach.
  • Radšej menej projektov a riešiť ich poriadne, než veľa projektov, ktoré neviem riadiť.

    Čo som sa dozvedel?

    Jasné a presné línie toho ako správne vystavať projekt a ako správne zastrešiť celé projektové riadenie. Od začiatočnej prípravy až po nájdenie si času na rekapituláciu spojenú s oslavou úspešného projektu alebo prijatím nápravných opatrení pri projekte neúspešnom.

    • Správny začiatok
    1. Mať stanovenú jasne víziu, cieľ a stratégiu spoločnosti – nutný a nultý krok projektového riadenia
      1. Prínos = odpoveď na otázku prečo robím projekt
      2. Cieľ = výstup projektu, to čo vytvorím pri skončení projektu a viem z toho čerpať naďalej.
    2. Výber konkrétneho riešenia (vyvarovať sa rýchlym a „zaručeným“ riešeniam) – dvakrát meraj raz rež
      1. Vodopád = realizujem projekt na základe analýzy
      2. Agilný spôsob = zmena riešenie projektov na základe prichádzajúcich požiadaviek
      3. Možnosť spojenia a) a b) – kvalitná príprava kombinovaná s otvorenosťou novým riešeniam
    • Zdravý rozum + účinné nástroje riadenia projektov
    1. Vedieť, čo je najpodstatnejší faktor projektu (ak cieľom projektu je spustenie projektu k 1v mesiaci a na to nadväzujú ďalšie veci, tak je hlavnou prioritou ČAS a nie je možné to nedodržať)
    2. V tíme je potrebné aby každý presne vedel, čo má robiť
      1. Opakujúce sa projekty vždy prinášajú vyťažovanie konkrétnych zdrojov. Treba absolútne obmedziť „multitasking“ tých najvyťaženejších
    3. Check list „problematických miest“, vďaka ktorým viem odhaliť nebezpečenstvá projektu. Nutnosť zohľadňovať pri tvorby ceny
      1. Pomocné check listy sú základom dobrých projektov. Pokiaľ nie sú, je potrebné mať super skúsených projektových manažérov. Prináša to však riziko, že keď skúsený odíde, nezachováva sa know-how.
      2. Pomocné chceck listy sú na dobrovoľnej báze – nemusím všetko spraviť. Je tam 20-30 vecí ako „námety“ o ktoré sa viem oprieť
    • Vyhodnocovanie projektov

    Nerobme vyhodnocovanie iba z dôvodu vyhodnocovania. Pri stretnutí riešiť vždy veci, z ktorých sa viem poučiť, ktorých sa musím vyvarovať. Vyvarovať sa prílišnému formalizovaniu vyhodnocovania projektov i sledovania projektov. Stále mať na mysli, že sa jedná o „živý organizmus“.

    • Slabé miesta projektového riadenia
    1. Ak nie je niekto schopný riadiť jeden projekt, je naivita myslieť si, že bude vedieť riadiť viac projektov naraz bez toho, aby sa zdokonalil v projektovom riadení.
    2. Vedenie viacerých projektov, ktorým neviem priradiť prioritu generuje chybovosť. Je potrebné ich pretriediť na základe otázok: prečo, do kedy, kto to zaplatí, aký úžitok to prinesie.
    3. Snaha brať každú zákazku.
    4. Nerozlišovanie medzi internými a externými projektami.
      1. Na strane zákazníka je človek bez dostatočných kompetencií rozhodnúť, resp. bez dostatočných schopností projektového riadenia.
    5. Spoľahnutie sa na dostatočné odovzdanie informácií v rámci adaptačného proces a na zaučenie od starších kolegov
    6. Nevyhodnocovanie projektov a zbytočné administratívne zaťaženie počas projektov

    Aký by mal byť projektový manažér?

    Nájsť dobrého projektového manažéra vôbec nie je jednoduché. Platí ale základné pravidlo, že by sme mali loviť vo vodách multi-disciplinárnosti. Jednoducho hľadať človeka s otvorenou mysľou no zároveň schopnosťou doťahovať veci. Medzi jeho základné schopnosti v oblasti SOFT zručností patrí:

    • Riadenie porád
    • Schopnosť vyjednávania a vnímavosť na individuality
    • Organizácia práce a Time manažment
    • Prezentačné zručnosti

    K zručnostiam v oblasti HARD zase:

    • Znalosť odboru a tém v ktorých zastrešuje projekty
    • Schopnosť ekonomicky sledovať projekty
    • Vytvorenie a realizácia časového plánu projektu

    V oboch oblastiach je potrebné mať na mysli, že tak pre interného ako aj externého zákazníka mám byť partnerom a nie pánom, či slúžkou. Súčasne je dôležité dať si pozor na svoj súkromný čas a nevyhorieť. K tomu pomáha:

    • Vedieť vždy a v každom okamihu projektu kde sa nachádza a to na „pár kliknutí“.
    • Minimálne 1x mesačne pri veľkých projektoch prejsť silné a slabé miesta projektu.
      • množstvo,
      • stav,
      • „semafor“ projektov,
      • ďalšie kroky.
    • Reportovať mesiac dozadu aj dopredu.
    • Strážiť si čas na prácu a nenechať sa vyrušovať (vhodnou pomôckou sú pravidlá vyrušovania/nevyrušovania).
    • Nedelegovať úlohy, no zodpovednosti. Budovať neustále dôveru v tíme.

    Čo na záver?

    „Dobré projektové riadenie je ako nemocnica, ktorá má vybavenie a v ktorej dobrý doktor vie kvalitne a dobre previesť operáciu. Zlé projektové riadenie je ako činnosť kvalitného doktora v poľnej nemocnici – vždy má množstvo obmedzení a neistý výsledok.“

    Čo nás čaká nabudúce?

    Už 21.05.2019 sa môžeme tešiť na stretnutie s Danielom Gladišom, počas ktorého sa budeme rozprávať na tému financií. Otvoríme oblasti investovania finančných prostriedkov tak v oblastí súkromnej i firemnej. Budeme rozprávať o tom, ako vieme vďaka správnemu cieleniu finančných prostriedkov vytvárať zisk. Viac na www.lta.sk