Firemná dochádzka tvorí dôležitú súčasť správneho chodu organizácie. Predstavíme vám, aké spôsoby jej evidencie existujú a ako si vybrať ten správny.
Aby sme mohli viesť plnohodnotný život, potrebujeme pravidelný príjem, ktorý získame prácou. Buď v pozícii zamestnanca súkromnej spoločnosti, neziskovej, štátnej, cirkevnej organizácie alebo podnikateľa - zamestnávateľa. V oboch prípadoch pracujeme, ale v každom z nich iným spôsobom a s rôznym pohľadom a pravidlami pre dochádzku, ktorá je pri odmene za prácu väčšinou jedným z kľúčových meradiel.
Čo hovorí zákon?
Mať evidovanú dochádzku je dôležité nielen kvôli podkladu pre spracovanie našej mesačnej mzdy, ale aj kvôli zákonným ustanoveniam. Podľa § 99 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.
Aká je prax?
Na otázku si možno odpoviete sami podľa stavu, ktorý zažívate na vlastnej koži. Rôzne typy organizácií fungujú rôzne. Pracovnú dobu či zmeny majú nastavené podľa vlastných potrieb, ktorým by sa v ideálnom prípade mala prispôsobiť aj dochádzkový systém.
Hoci na trhu existujú rôzne riešenia, mnoho spoločností aj v dobe technológií využíva zapisovanie odpracovaných hodín do papierových hárkov. Prenos do miezd neexistuje, všetko je potrebné zadávať dvojmo a „mzdárky musia mať radosť“.
Rozhodnite sa pre zmenu. Bude dobrá
Ak nie ste so svojou aktuálnou podobou dochádzky spokojní, vymeňte ju. Poradíme vám, na čo sa pri jej výbere oplatí myslieť.
Rozhoduje počet zamestnancov vo firme?
Veľká korporácia, stredný podnik či malá firma s 5-timi zamestnancami? Všetky dokážu oceniť výhodu automatizácie záznamu a spracovania dochádzky. Pri počte, ktorý sa pohybuje až v stovkách a tisíckach zamestnancov je jej efekt pochopiteľný. Predstava, že niekto eviduje odpracované hodiny za mesiac pre 1000 zamestnancov ručne je strašidelná a pomyslenie na ich overovanie priam hororové. Platí to však aj pre stredné a menšie firmy. Automatické zapisovanie príchodov a odchodov do práce všetkých zamestnancov nielenže zaznamenáva odpracovaný čas zamestnanca, ale do organizácie vnáša férový meter pre všetkých. Predsa len, nadriadený v tíme alebo vedenie organizácie nemá reálne kapacity na kontrolu správnosti každého údaja. Pri dochádzke obzvlášť platí: „Dôveruj, ale aj preveruj.“
Veľkej organizácii sa investícia v podobe dochádzkového systému vráti veľmi rýchlo. Pri jej vedení vynaloží omnoho menej práce, chyby sa eliminujú na minimum a získa neporovnateľne viac informácií.
Uvítali by ste v priestoroch vašej firmy/organizácie dochádzkové terminály?
Snímanie dochádzky môže prebiehať pomocou dochádzkového terminálu, a to prostredníctvom priloženia čipovej karty, prívesku, odtlačku prsta či iného biometrického údaja. Pri výbere počtu snímačov je potrebné zvážiť množstvo zamestnancov, počet a rozloženie pracovísk. Snímače sú malé, ale aj väčšie s prehľadným dotykovým displejom. Mali by byť umiestnené na mieste, cez ktoré zamestnanci do práce prichádzajú aj odchádzajú. Viac snímačov pri veľkom počte zamestnancov zabezpečí plynulý príchod aj odchod. Čas je drahý, netreba ho strácať čakaním.
Aký dochádzkový snímač si vybrať?
Na trhu si môžete vyberať z ponuky rôznych dochádzkových snímačov. Líšia sa veľkosťou, funkčnosťou i cenou. Rôzne modely dokážu pokryť potreby rôznych organizácií. Malé firmy do 50-tich zamestnancov sa častokrát obávajú ich ceny a myšlienku novej dochádzky radšej zavrhnú. Hoci, ak sa obrátia na spoľahlivého dodávateľa, dokáže ich usmerniť a ponúknuť jednoduchší snímač za nižšiu cenu.
Budú si môcť zamestnanci upraviť dochádzku sami?
Sofistikované riešenia pre dochádzku umožňujú rôzne nastavenia prístupových práv a úrovní schvaľovania. Dochádzku je možné editovať a odsúhlasovať priebežne po dňoch, resp. mesačne. Odsúhlasenie je možné na viacerých úrovniach, podľa potreby organizácie. Dochádzkový systém teda môže umožňovať editáciu dochádzky aj samotným zamestnancom, pričom dochádzka bude následne odsúhlasená nadriadeným. Nastavenie dochádzkového systému závisí od rozhodnutia organizácie.
Napríklad, v prípade riešenia Human časový manažér úpravy v dochádzke pri neprítomnosti, alebo nesprávnom nasnímaní môže vykonávať zamestnanec, resp. jeho nadriadený, alebo ľubovoľná osoba na to určená. Systém je ľubovoľne parametrizovateľný. Ručné úpravy systém eviduje a v prípade potreby je možné prezerať ich históriu.
Chcete dochádzku prepojiť so mzdovým softvérom?
Prepojenie dochádzkového a mzdového softvéru je samozrejmosťou a zároveň nutnosťou. Ponúka ho každý profesionálny dochádzkový systém. Ideálny stav môže organizácia získať evidenciou dochádzky, miezd, či účtovníctva v rámci jedného informačného systému.
Online prístup k dochádzke výhodou?
Pri prehliadaní dochádzky nadriadení aj zamestnanci ocenia okamžitú informáciu o jej aktuálnom stave. Umožní im to aplikácia, ktorú si môžu otvoriť cez internetový prehliadač, a to v počítači, tablete, mobilnom telefóne alebo kiosku. Dizajn, ovládanie či spôsob prehliadania a úprav závisí od konkrétneho riešenia, ktoré si organizácia zvolí.
Pokiaľ sa rozhodne pre profesionálne riešenie, školení konzultanti zabezpečia hladkú implementáciu dochádzkového systému či už v rámci jedného informačného a personálneho systému alebo s prepojením na ten, ktorý sa v organizácii používa.
Dochádzkový systém od spoľahlivého dodávateľa dokáže byť veľkým prínosom pre akýkoľvek typ organizácie. Na rozhodnutie, či využiť jej výhody alebo ostať pri starom spôsobe fungovania, by mala byť organizácia, a najmä jej zamestnanci, pripravení.
Výhody zavedenia dochádzkového systému
- Úspora času
- Jednoduché a efektívne riešenie
- Viac informácií a kontrola v reálnom čase
- Zamestnanci viac dbajú na čas strávený v práci a sami si strážia svoju dochádzku
- Rýchla návratnosť investície finančných prostriedkov
- Menšia chybovosť
Časté otázky, ktoré si pri výbere organizácia kladie
Malé firmy (do 50 zamestnancov)
- Oplatí sa nám to pri našom počte zamestnancov? Aká je výhoda oproti ručnej evidencii?
- Nebude to pre nás drahé, kedy sa nám investícia vráti?
- Dochádzkový terminál je pre nás drahý, sú iné možnosti snímania (počítač, mobilný telefón)?
Stredné a veľké firmy
- Splní to všetky naše požiadavky, aké má dodávateľ referencie?
- Aké riešenia a cenové možnosti pre nás ponúka trh?
Nielen tieto, ale aj individuálne otázky, ktoré sú špecifické pre konkrétnu organizáciu vie zodpovedať spoľahlivý dodávateľ. Ideálne počas osobného stretnutia, na ktorom si obe strany predstavia možnosti spolupráce.